GTD - расслабьтесь и успевайте больше, или как Gmail-овские драфты могут помочь полететь в космос

Повышение эффективности, тайм менеджмент, эффективное планирование - очень популярная нынче тема. Люди овладевшие этим мастерством буквально умеют делать 10 дел паралельно, вопреки всем законам физики.

С одной стороны факты (некоторые реально успевают столько, что другим и не снилось), с другой стороны здравый смысл (в волшебство не верю и у всех у нас в распоряжении те же 24 часа в сутки), вместе они заставляют задуматься и немного задевают моё самолюбие.

Начало

Очередная статья в ленте фб про отличия успешных людей от не успешных содержала пункт о планировании и составлении списка дел на день/неделю/год. Статистика про супер успешных студентов оксфорда на канале Гандапаса меня окончательно добила и я решил поробовать.

Началось всё банально - утром я накидал список задач на день, а вечером радовался перечёркнутым пунктам. Планировать на неделю оказалось не так просто, а планы на месяц и год, так вообще вилами по воде писаны.

Наличие плохого плана гораздо лучше чем его отсутствие. С одной стороны мне доставляло удовольствие перечёркивать пункты из списка, с другой оставшиеся, уже 5 раз перенесённые пункты, немного напрягали... В то же время, книга Дэвида Алена "GTD - как привести дела в порядок" появилась в очередном списке рекоммендуемых к прочтению, и я решил, что возможно в этом что-то есть, и прочитал!

GTD

Книжка читается достаточно легко. Из-за приличного количества водички, может смело быть использована для оттачивания навыков скорочтения.

Если в двух словах, то суть в том, чтобы все дела из головы вытащить на бумагу, взаимосвязанные группировать в проекты, мелкие разруливать сразу, периодически актуализировать и по возможности уменьшать список.

Кажется просто? - так и есть. Плюс ко всему - это работает!

Первое, что я сделал, выписал на бумагу всё всё всё, что я хотел сделать, начиная от уборки на столе и заканчивая запуском супер-пупер проекта. На это ушла пара часов, 2 листа бумаги А4, и взамен - такое чувство комфорта... Памяти своей я доверяю на много меньше чем серверам Google. Вот теперь всё под контролем, можно расслабиться :).

По рекоммендации автора, мне надо было бы иметь коробки/папки для различных типов дел:

• На выполнение (Action) - дела и проекты выполнению которых ничего не мешает
• Отложенные (Deferred) - то что я сделать в принципе хочу и готов, но возьмусь за это чуть позже
• В ожидании (Waiting for) - дела которые не могут быть выполнены из за внешних зависимостей
• Когда-нибудь (Someday) - мечты, планы кажущиеся невозможными и далёкими

Но папки и бумажки - не по мне, я обыграл по своему.

GTD в Gmail Drafts

Мне мукулатура не так близка, поэтому я адаптировал этот подход к своей гугло-почте и активно использую черновики (Drafts) для этого.

Принцип достаточно прост. 

• Каждый проект - это новое, не отправленное письмо (Draft), где Тема - название проекта, а содержание - шаги которые надо предпринять.
• Каждый проект находится в одоной из 4х папок (На выполнение, В ожидании, и т.д.). Для этого я просто навешиваю соответствующий ярлык на него (label).
• Как минимум раз в день (чаще с утра), я шустро прохожу по всему списку и перетасовываю его для актуальности. По ходу прикидываю, что я могу сделать сегодня (! Today). Нет больше дел переписанных с сегодня на завтра, есть проекты которые можно и нужно выполнять.

Преимущества GTD - Gmail version:

• Хранятся на почте и доступны со всех девайсов (работа, дом, телефон)
• Всегда под рукой, часто открываю
• Легко менять проекты, добавлять и удалять шаги
• Можно форматировать текст, указывая групы, под группы, выделять цветом и т.д.
• Позволяет прикрепить ярлык (label) для удобной сортировки и поиска

In action

На данный момент мои черновики выглядят вот так:

Из них часть помеченны меткой "На сегодня" (! Today)

Одного взгляда на список сегодняшних дел зачастую хватает, чтобы решить "в чём" и "как" я могу продвинуться. Оказывается дробить большие проекты на мелкие шаги - приятное дело. После этого они перестают казаться нереализуемыми.

И не важно, хотите вы сделать шкаф на балконе или полететь в космос. Занесите это как проект, разбейте на конкретные шаги, выполняйте по возможности и будьте уверены, даже когда у вас нет времени заниматься этим, подсознательно мозг ищет варианты. Статистика Алена и моя личная практика показывает, что это работает.

P.S. Не знаю сколько ещё кумовьям пришлось бы ждать копии дисков со свадьбой, если бы не GTD :)